新人の理事長さんより、「組合員名簿を自室で保管してないといけないのでは？　現在はどの部屋に誰が住んでいるのかまったく知らない。災害時に怒られるのでは？」とのご心配の声をいただきました。

Ｑ．災害時の安否確認が心配です

Ａ．理想を追いかけ過ぎる必要はありませんよ

　新人理事長さんが最初に心配することの一つが「大震災のときの住民の安否確認」です。やはり最初に災害時のことを考えるようです。その中でも最初に「理事長の責務」と思ってしまうことが災害時の安否確認。「全員の安否を確認できないといけない」と考えてしまうようです。

　「どの住戸に誰が住んでいるのか」を自分が確認してないでいいのか？

　「自室で組合員名簿を管理しないといけないのでは」みたいな。

99%のマンションで安否確認は不可能です

　私は、「理事長だからっといってすべてを背負う必要はないのではないですか？」「全員の連絡先なんか知らない方がいいですよ」って言っています。だって、99%のマンションでは災害時の安否確認なんかできません。できるとしたら、「安否確認を知らせる・共有する」ルール・システムがマンション内でできていて、年に1回以上は全員参加の防災訓練を実施しているマンションだけです。やってますか？　やってませんよね。ならば、安否確認は不可能なのです。

組合員名簿を自室で持っている方がリスク大

　なのに、自室で管理組合員名簿を保管しているなんて盗難流出のリスクだけ。なにか事件が起きたときに「この情報を知っているのは理事長だけだ」とか言われかねません。「輪番理事長」にそこまで要求されていませんし、マンションの管理組合にそこまで求めるのは現実的ではないですよね。

　「管理組合として平時に取り組んでおくべき防災対策」と「管理組合として把握しておくべき個人情報」は別記事で記させていただきます。「災害時の安否確認のための情報管理」はムキになる必要はありませんよ、とアドバイスさせていただきます。